Buchhaltung kann ganz easy sein – mit der richtigen Software

Eine Buchhaltungssoftware erzeugt unnötige Kosten? Nein, genau das Gegenteil ist der Fall! Der Aufwand wird reduziert und Kosten werden gespart, wie ein Beispiel anschaulich zeigt.

Die Buchhaltung spielt für Unternehmer keine unbedeutende Rolle, wird aber häufig stiefmütterlich behandelt. Es gibt schließlich wichtigere Dinge, um die sich gekümmert werden muss: Umsatz steigern, Wettbewerber beobachten oder Investitionen planen. Die Auslagerung an einen externen Dienstleister ist aber auch nicht immer der Königsweg. Wie gelingt die Buchhaltung also flott, günstig und vor allem fehlerfrei? Ganz einfach: Mit einer cleveren Buchhaltungssoftware.

1. Rechtssicherheit: GoBD-konforme Unterlagen erstellen

Steuerpflichtige Unternehmer sind „für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher” verantwortlich und müssen im Bedarfsfall sämtliche Belege vorlegen können. Geregelt hat das der Gesetzgeber in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, kurz GoBD.

Die Verwaltungsanweisung besagt, dass zusätzlich zu den steuerlich relevanten Belegen auch alle Unterlagen aufzubewahren sind, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. Und man sollte wissen: Nur unveränderbare Aufzeichnungen halten einer behördlichen Prüfung stand. Word- und Excel-Formate sind beispielsweise nachträglich editierbar und stehen daher im Konflikt mit den GoBD.

Erledigen Sie Ihre Buchhaltung mit einer guten Software, erfüllen Sie dagegen die GoBD automatisch. Eine Vorlage kann das nicht leisten. Mithilfe eines Buchhaltungsdienstes erstellen Sie im Handumdrehen gesetzessichere Angebote, Rechnungen, Mahnungen usw.

2. Word & Excel sind Zeit- und Kostenfresser

Viele werden Rechnungen immer noch mit Word oder Excel erstellt. Das kann zu Problemen führen und teuer werden, wie folgendes Beispiel zeigt:

Im Durchschnitt dauert die Rechnungserstellung mit Word 15 Minuten. Bei angenommenen zehn Rechnungen pro Monat ergeben sich für einen Selbstständiger 150 Minuten beziehungsweise 2,5 Stunden Arbeitszeit. Bei einem Stundensatz von 200 Euro, entstehen Kosten in Höhe von 500 Euro.

Mit einem guten Buchhaltungsdienst dauert die Rechnungserstellung dagegen gerade einmal zwei Minuten und lässt sich sogar von unterwegs in der Bahn oder am Flughafen erledigen. Bei zehn Rechnungen im Monat würde der Unternehmer also 20 Minuten für die Rechnungen benötigen. Das bedeutet Arbeitskosten in Höhe von 67 Euro plus Kosten für den Buchhaltungsdienst in Höhe von rund 10 Euro. Der Unternehmer würden durch den Einsatz also insgesamt 423 Euro sparen und hätte mehr Zeit fürs Business-Development.